展示会:展示会の前に準備すべきこととは?


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展示会の内容や規模などにもよりますが、Trade Show News Networkによると、驚くことに展示会の来場者の81%は、決済権を持つ仕入担当者だということです。つまり、来場者5人のうち4人が、新しい顧客になる可能性があるということになり、この数字は出展者にとっては嬉しいことです。

また、ご存じなかったかも知れませんが、ある調査では、来場者のおよそ70%が展示会場に足を運ぶ前に、あらかじめ訪れる予定のブースやブランドのリストを準備しているという事実が明らかになりました。それとは対照的に、展示会・イベント専門のマーケティング会社、Exhibit Systemによると、展示会の事前準備としてマーケティングにお金をかけている出展者は、平均でわずか10~15%しかいないということです。

これらの数字が明らかに物語っているのは、1)事前のマーケティングは、その実施有無が展示会出展のROI、つまり、費用対効果を大きく左右するほど重要でありながら、2)卸売業者にとっては不得意な分野であるため、3)その結果、商機を逃してしまう、ということです。実際、Center for Exhibition Industry Research社が実施した調査の結果 movement、事前に展示会出展の宣伝をすると、ブースの訪問者を見込み客にできた割合は50%上昇したということです。

展示会出展の準備として、その開催の約2、3カ月前からマーケティングを始めることをおすすめします。もし展示会の準備としてマーケティングを優先したいのであれば、その開催が今から数週間後であろうと、1年後であろうと、展示会に備えた戦略を強化できる方法がいくつかありますので、それをご紹介します。

展示会出展に備えて行うべきマーケティングとは?

連絡先リストの作成

青い連絡先リストこの作業に取りかかるのに最も簡単な方法は、顧客や関係者、そして見込み客を網羅することです。そのような人達に展示会に出展予定であることを知らせ、来場予定のない人に展示会自体を宣伝し、来場させたいと思っているはずです。
来場者の呼び込みは展示会主催者の仕事なのかもしれませんが、その場にいる見込み客をできる限り多く獲得しなければならないことは、ご自分の仕事といえるでしょう。

展示会の来場登録者に連絡をすることも可能です。すでに展示会の出展ブースを予約して押さえている場合は、展示会の運営チームが持つ来場登録者リストを活用することができます。

eメールキャンペーンに取り組む

eメールキャンペーンは、コストを掛けずに簡単に実施できる素晴らしい方法です。eメールの開封率やクリック率を調べれば、その受信者たちからどの程度の関心を持たれているのか知ることもできるからです。

現在の関係先や見込客に展示会出展の旨を知らせる場合に最初に送る来場招待用のeメールも含めて、何通も続けて自由にeメールを送りたいことでしょう。また、展示会直前には、リマインダーメールを来場者登録者(自ら望んで、こちらから直接送ったダイレクトメールをすでに受け取っている人達。さらに詳しい情報は次の通り)に送りたいことでしょう。

郵送の準備

ポストカードとリボンダイレクトメールは、古臭いものと見なされているかも知れませんが、もうすぐ開催されるイベントの告知方法としては、未だに効果的です。業界の専門家は、最も効果的なダイレクトメールの方法の一つとしてハガキをすすめています。とりわけユニークな形状やデザインで印刷されたハガキを勧めています。

ここでの目標は、展示会が始まる前でさえ、会社、製品、セールスメッセージを人々の印象に確実に残すことであり、それができれば、その人たちはブースを訪れるにあたり、メモを取るはずです。
少なくとも、来場者が直接ブースを見る前に、御社や御社の製品について知らせておくべきでしょう。ですから、ハガキに使うキャッチコピーと画像は、目立ち、かつ、印象に残るものにするべきです。

この戦略は一般的に、展示会に来場するとすでに分かっている相手に対してもっと効果があります。
(加えて、展示会へ招待するメールを数ヶ月前から送ることができます)。
展示会の運営者から最新の連絡先リストを必ずもらいましょう。そして、ハガキには以下の情報を盛り込みます。:

  • 展示会の名称と開催日:展示会について、もっとたくさんの情報を探している人は、来場するでしょう。
  • ブース番号:展示会での出展場所を伝えましょう。
  • 目立つキャッチコピー:ハガキの一番上に、製品やブランドのセールスメッセージの中でも、メインとなるものを堂々と掲げましょう。
  • ちょっとした補足情報:製品やブランドのメリットや特徴などの情報も含まれます。ハガキを文字でいっぱいにするのはやめましょう。;簡潔さと明確さが求められるからです。人から注目されたいのであって、人をうんざりさせたいわけではありません。
  • 連絡先情報(電話番号とeメールアドレス)とウェブサイトのURL:御社に興味を持った人たちが、もっとたくさんの情報を探せるようにします。

展示会の専門家、Ruth Stevens氏によると、「ダイレクトメールでは、価値のあるお客を引き寄せ、無意味なお客を寄せ付けないようなコピーライティングをすべきです。例えば、見出しは「仕入れ担当者、注目! 御社にとってベストな製品をお探しなら、実際に来て、どれだけの時間とお金が節約できのか実感して下さい。」などということになります。」

こうした基本的なことのほか、ハガキには無料招待の特典も付けましょう。例えば、「このハガキを持って70番ブースにくると、無料で____を差し上げます。」という具合です。つまり、ブランド名が入った商品やサンプル、その他諸々を配布できるのです。これは、ブースに人を集め、その人たちがリマインダーとしてそのハガキを確実にとって置くことにつながる、素晴らしい方法です。Stevens氏は、そのような特典の対象を見込み客になりそうだと踏んだ人々だけに限定することを勧めています。

タイミングについては、遅くても展示会の1ヶ月前には確実に、ハガキのデザインを見ながら喜んでいられたら、と思うことでしょう。印刷に1~2週間ほど、宛名のラベリングに1週間かかり、速達で送る場合はさらに約3-5日を見積るとよいでしょう。

そして、展示会のおよそ10日前には、相手のもとに届けましょう。それよりも早いと、忘れられてしまうでしょうし、それよりも遅ければ、間に合わなかったり、展示会の準備に忙しくて気づいてもらえないかもしれません。リマインダーとして、eメールでフォローすることも忘れずに。

4.最大の見込み客や顧客にもっと限定したマーケティング方法を検討する。

無料入場チケットもっと正確に重要な人に向けて狙いを定めたいのであれば、展示会の事前準備として、計画可能なマーケティング戦略がいくつかあります。

  • 展示会運営者と協力して、無料の展示会入場パスや、割引登録などを送るとよいでしょう。これは、一番大口の顧客や、見込み客だけに実施すべきでしょう。
  • 来場登録者のリストを受け取ったら、すぐにポテンシャルの高い来場予定者を選別します。そうすれば販売担当者が、展示会での商談のアポイントをとりつけることを目的として、電話やeメールでそのような来場予定者と接触できるようになります。商談は、展示会が混雑しない時間帯で行うようにしましょう。
  • アポイントをとった相手には、確認のために必ずeメールを送信しましょう。また、そのタイミングで、商談の内容が時間をかけるに値するような重要なことであることも相手に伝えましょう。販売担当者に相手の連絡先情報を伝え、万が一のスケジュール変更に備えて連絡が取れるようにしておきましょう。
  • 展示会で特別なイベントを企画して、高い価値のある見込み客を招待しましょう。スペシャルカクテルアワーでも、ディナーでも構いませんが、将来の取引先になるかもしれない相手と顔を合わせる場をもっと増やすために、「イベント内イベント」を準備することは、やるだけの価値があります。展示会場とは離れたところで行われる、こうした企画は、御社の販売担当者が、展示会に来場している他の企業の仕入れ担当者と人間関係を築く際に、役立つはずです。

ブースのデザインや企画、出張の手配や、配送などの各種準備を行わなくてはならないドタバタした状態の中では、展示会出展に備えたマーケティングがしばしば忘れ去られてしまいます。

しかし、次回出展する展示会で成功を収めるためにも、価値のあるブースへの集客を行う必要があります。見込み客の事前の予定表に御社の名前が載っていれば、展示会出展の成果は大きく変わってくるでしょう。

展示会出展に備えたマーケティング、あるいは、展示会出展中に行うマーケティングについて、質問はありますか? コメント欄からお問い合わせください。

 

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